USO DE ACCES Y EXCEL EN EL ENTORNO LABORAL

 ACCES Vs. EXCEL

¿Qué diferencia existe entre Excel y Access?

Excel es un programa diseñado y pensado para realizar cálculos matemáticos mientras que Access se pensó para el uso y tratamiento de Bases de Datos (BBDD).

El uso de Excel en las oficinas está muy extendido, pero en muchas ocasiones se sobredimensiona utilizando para todo.  Cada vez más las empresas se empiezan a dar cuenta de que existen otras herramientas que nos hacen perder mucho menos tiempo de trabajo.

El uso de aplicaciones web con formularios gana cada día más terreno. Esos datos serán tratados por detrás con SQL y el usuario no tendrá que saber cómo sucedió. Pero es verdad que en ocasiones nos hace falta realizar cruces de datos in situ. Y no van a programarnos una web en 20 min. Para eso tenemos Access, para trabajar con BBDD en local.

Excel está diseñado como una hoja de cálculo y si bien es verdad que en versiones actuales dispone de una mayor cantidad de celdas (1.048.576 filas y 16.384 columnas). No se diseñó para soportar BBDD.  Dispone de herramientas como pueden ser las gráficas que pueden resultar muy potentes, lo podemos utilizar para generar cuadrantes, pequeños cálculos contables, nos permite modificar a mano registros copiando y pegando, realizar cálculos en tiempo real... Pero el uso de tablas dinámicas para cruzar datos lo hacen muy pesado y lento en poco tiempo.

Diseñar un formulario en Excel es un trabajo largo y que nos obliga a utilizar VBA (Visual Basic For Aplication).

 Sé que están muy de moda los funnel  con Excel y si bien es verdad que son visualmente muy llamativos, en cuanto a funcionalidad en tratamiento de datos, para mi gusto dejan mucho que desear.

Personalmente prefiero dejarlo como interfaz gráfica si no dispongo de otra herramienta y cruzar los datos en Access. Cuesta menos importar y luego exportar esos datos a Access que pretender manejarlos con tablas dinámicas y fórmulas tipo BuscarV() o Contar.SI(). Estas fórmulas pueden resultar útiles en una consulta rápida,  pero muy lentas si las queremos utilizar sobre una tabla extensa.

Un formulario en Access se puede realizar muy rápidamente, sin código y será más eficiente y rápido. Podrá importar archivos de una forma más sencilla, automatizada y rápida. Disponemos de macros preestablecidas que nos ahorran mucho trabajo. Consultas por defecto y las que nosotros deseemos generar con asisten o si lo preferimos y disponemos de los conocimientos utilizando directamente SQL.

Luego si deseamos tratar gráficamente esos datos o realizar cálculos matemáticos con ellos podemos exportarlo a Excel y tratarlos allí. A pesar de que Access también está preparado para soportar cálculos en consultas.

En el caso de que deseemos realizar un informe, Access nos presta herramientas que nos lo hacen de forma automática, si bien es verdad que me gustan más las gráficas de Excel, Access también dispone de ellas si en un momento dado deseamos anclarlas a nuestro informe y nos permitirá exportar un PDF con ambos.

¿Por qué se ralentiza Excel en uso compartido?

Cuando lo usamos en compartido suele ralentizarse bastante debido a que cada uno de los usuarios que lo está utilizando va cargando el cache o buffer y antes de darnos cuenta empieza a costar guardar una eternidad.

Para solucionar este problema tenemos que pedir a los usuarios que cierren el programa. El último en cerrar lo tiene que quitar de compartido y volverlo a poner en compartido una vez quitado. Veremos de esa forma como el tamaño de nuestro archivo se reduce a una cuarta parte y cuando se abre cuesta mucho menos cargar. Esto no pasa cuando varios usuarios están trabajando con un formulario de Access.

¿Qué es mejor utilizar Access o Excel?

Personalmente pienso que cada una de las herramientas es útil si la utilizamos para lo que fue pensada. Creo que lo mejor que se puede hacer es utilizarlas simultáneamente e ir saltando de una a la otra según las necesidades.

Yo trabajo a diario con exportados de gran volumen. Esos archivos me llegan vía web bien en formato. xlsx  (Excel) como csv (archivos texto que representa una tabla separada por , o ;). Los trato con Access modificando su contenido, filtro automáticamente, importo de forma automatizada y exporto otra vez a Excel de forma automática para que lo trabajen los compañeros. 

Sé que Access en un principio se hace más complejo pero cuando aprendes a sacarle rendimiento ahorras muchas horas de trabajo repetitivo. Tienes acceso a multitud de archivos desde el mismo formulario. Y si controlas código VBA aún le puedes sacar mucho más partido.