ACCES Vs. EXCEL
¿Qué diferencia existe entre Excel y Access?
Excel es un programa diseñado y
pensado para realizar cálculos matemáticos mientras que Access se pensó para el
uso y tratamiento de Bases de Datos (BBDD).
El uso de Excel en las oficinas
está muy extendido, pero en muchas ocasiones se sobredimensiona utilizando para
todo. Cada vez más las empresas se
empiezan a dar cuenta de que existen otras herramientas que nos hacen perder
mucho menos tiempo de trabajo.
El uso de aplicaciones web con
formularios gana cada día más terreno. Esos datos serán tratados por detrás con
SQL y el usuario no tendrá que saber cómo sucedió. Pero es verdad que en
ocasiones nos hace falta realizar cruces de datos in situ. Y no van a programarnos
una web en 20 min. Para eso tenemos Access, para trabajar con BBDD en local.
Excel está diseñado como una hoja
de cálculo y si bien es verdad que en versiones actuales dispone de una mayor cantidad de celdas (1.048.576 filas y 16.384
columnas). No se diseñó para soportar BBDD. Dispone de herramientas como pueden ser las
gráficas que pueden resultar muy potentes, lo podemos utilizar para generar
cuadrantes, pequeños cálculos contables, nos permite modificar a mano registros
copiando y pegando, realizar cálculos en tiempo real... Pero el uso de tablas
dinámicas para cruzar datos lo hacen muy pesado y lento en poco tiempo.
Diseñar un formulario en Excel es
un trabajo largo y que nos obliga a utilizar VBA (Visual Basic For Aplication).
Sé que están muy de moda los funnel con Excel y si bien es verdad que son
visualmente muy llamativos, en cuanto a funcionalidad en tratamiento de datos,
para mi gusto dejan mucho que desear.
Personalmente prefiero dejarlo
como interfaz gráfica si no dispongo de otra herramienta y cruzar los datos en
Access. Cuesta menos importar y luego exportar esos datos a Access que
pretender manejarlos con tablas dinámicas y fórmulas tipo BuscarV() o
Contar.SI(). Estas fórmulas pueden resultar útiles en una consulta rápida, pero muy lentas si las queremos utilizar sobre
una tabla extensa.
Un formulario en Access se puede
realizar muy rápidamente, sin código y será más eficiente y rápido. Podrá
importar archivos de una forma más sencilla, automatizada y rápida. Disponemos
de macros preestablecidas que nos ahorran mucho trabajo. Consultas por defecto
y las que nosotros deseemos generar con asisten o si lo preferimos y disponemos
de los conocimientos utilizando directamente SQL.
Luego si deseamos tratar
gráficamente esos datos o realizar cálculos matemáticos con ellos podemos
exportarlo a Excel y tratarlos allí. A pesar de que Access también está
preparado para soportar cálculos en consultas.
En el caso de que deseemos
realizar un informe, Access nos presta herramientas que nos lo hacen de forma
automática, si bien es verdad que me gustan más las gráficas de Excel, Access
también dispone de ellas si en un momento dado deseamos anclarlas a nuestro
informe y nos permitirá exportar un PDF con ambos.
¿Por qué se ralentiza Excel en uso compartido?
Cuando lo usamos en compartido
suele ralentizarse bastante debido a que cada uno de los usuarios que lo está
utilizando va cargando el cache o buffer
y antes de darnos cuenta empieza a costar guardar una eternidad.
Para solucionar este problema
tenemos que pedir a los usuarios que cierren el programa. El último en cerrar
lo tiene que quitar de compartido y volverlo a poner en compartido una vez
quitado. Veremos de esa forma como el tamaño de nuestro archivo se reduce a una
cuarta parte y cuando se abre cuesta mucho menos cargar. Esto no pasa cuando
varios usuarios están trabajando con un formulario de Access.
¿Qué es mejor utilizar Access o Excel?
Personalmente pienso que cada una
de las herramientas es útil si la utilizamos para lo que fue pensada. Creo que
lo mejor que se puede hacer es utilizarlas simultáneamente e ir saltando de una
a la otra según las necesidades.
Yo trabajo a diario con
exportados de gran volumen. Esos archivos me llegan vía web bien en formato. xlsx (Excel) como csv (archivos texto que representa una tabla separada por , o ;).
Los trato con Access modificando su contenido, filtro automáticamente, importo
de forma automatizada y exporto otra vez a Excel de forma automática para que
lo trabajen los compañeros.
Sé que Access en un principio se
hace más complejo pero cuando aprendes a sacarle rendimiento ahorras muchas
horas de trabajo repetitivo. Tienes acceso a multitud de archivos desde el
mismo formulario. Y si controlas código VBA aún le puedes sacar mucho más
partido.
